Статии

Властелинът на Времето – Как да управляваме правилно времето си?

Как прекара годината?

Успя ли в това, което искаше?

Доволен ли си от това, което постигна?

Тези въпроси ни карат да се замислим над живота си и да направим равносметка за изминалото време. Проучванията показват, че при тази равносметка повечето хора..

 не са успели да направят нещата, които наистина искат.  В стремежа си да покрием очакванията на всички – семейство, приятели, партньор, ние не сме имали време да правим нещата, които наистина сме искали, а вместо това сме вършели това, което се е очаквало от нас.

…не са опитали да намерят работата-мечта. Работата е важна част от живота ни, защото ѝ отдаваме почти цялото си време. Ако професията ни не ни предизвиква достатъчно и не се чувстваме удовлетворени в края на деня, търсенето на друга работа е наложително, защото рано или късно ще осъзнаем, че по този начин изневеряваме на себе си и един ден ще съжаляваме, че сте го допуснали, но ние не сме отделили време за това да намерим призванието си.

…не са прекарвали повече време със семейството си и с приятелите си Фразите  „някой ден“, „следващия път“, „да се чуем утре“, „зает съм в момента“ са били основна част от нашия репертоар в уговорянето на среща с близките ни. Не сме намерили време за тях.

…не са се забавлявали. Балансът между работата и личния живот е трудно постижим, но не и невъзможен. Но ние често пропиляваме свободното си време с безсмислени дейности, вместо да се отдадем на такива, които ни носят истинска радост и удовлетворение.

…не са си почивали достатъчно. Вярно е, че годишният отпуск никога не стига за всичко, което сме планирали да направите. Истината е, че не е важно колко време прекарвате в офиса, а колко сме ефективни, когато сме там. Статистиките показват, че хората, които почиват по-често, имат по-добри резултати, но ние не сме си определили време за отдих и пътешествия.

Както забелязвате ключовата дума в тези равносметки е „времето“.  Над 95% от хората имат проблеми с това, че времето им не стига.

Важният въпрос, който трябва да си зададем от тук нататък е Как управляваме времето си?

Времето е един от най-ценните ни ресурси. Ние не можем да го складираме на сигурно място, за да го използваме после по свое желание. Не можем да го върнем или да го купим времето, но можем да го управляваме. Можем да използваме времето максимално ефикасно без да го разпиляваме.

Преди да продължим, нека ви попитам:

  • Колко струва времето ви и в какво го влагате?
  • Използвате ли го за постигане на личните и професионалните си цели или го изразходвате за второстепенни или дребни задачи?
  • Резултатни ли сте или сте заети?
  • Удовлетворение или стрес изпитвате в края на деня?
  • Как намалявате “неизбежните” загуби на време?
  • Къде са потенциалите и грешките ви?
  • Точни ли сте обикновено или закъснявате?
  • Завършвате ли нещата, които сте планирали, навреме?
  • Стоят ли отчетите, които трябва да предоставите навреме, в ръцете ви?
  • В състояние ли сте да изпълните това, което планирате да направите преди крайните срокове?

За да се научим да управлявляваме правилно времето си, трябва да разберем какво означава целеполагане и планиране, и след това да започнем да боравим с тях.

Какво са целите?

„Целта-това е мечта със зададен срок“ Наполен Хил

Всяка цел трябва да е реална, да може да бъде описана и формулирана.

Може би най-прецизната и полезна в практически план комбинация от термини, определяща една цел като добра е абревиатурата „SMART“, която означава:

  • S(Specific) – Целта следва да е специфична.
  • M(Measurable) – Целта следва да е измерима.
  • A(Accepted by you and/or others) – Целта следва да е приета от хората, които ще работят по нея.
  • R(Realistic) – Целта следва да е реалистична.
  • T(Time-bound) – Целта следва да е ориентирана във времето, т.е. с някакъв краен срок.

Целите трябва да се разделят на смилаеми части и  да се превеждат на нивото на действието. Това означава, че:

 1.Целите се формулират.

 2.Определят и се обозначават подцели.

3.Определят се дейности, които водят до постигане на междинните цели.

 4.Дейностите се планират.

Правила за формулиране на цели:

  • Целта трябва да е в писмена форма.
  • Да се вземат предвид евентуални конфликти между целите.
  • Да се имат предвид скритите цели.
  • Да се правят амбициозни формулировки.
  • Целите да са реалистични.
  • Целите да са позитивни.
  • Целите да са конкретни.
  • Целите да имат краен срок за постигане.

Предимства на планирането:

Планиране ⇒ Пестене на време ⇒ Общ поглед върху нещата ⇒ Гъвкавост ⇒ Продуктивност ⇒ Ефективност.

Правила за планиране:

  • Всичко се записва! (по дати и часове – “от”- “до”)
  • Планиране на времеви резерви – 60/40 буфери или “прозорци”.
  • Последователност.
  • Спазване на графика!
  • Планиране на време за планиране – 5-10 минути на ден.

Да се научим да управляваме най-ценния си ресурс „времето“ не е непосилно трудно. Започнете от днес:

  1. Създайте си дневен план. Планирайте деня преди той да е започнал. Можете да направите това сутринта, докато си пиете кафето или още по-добре вечерта, преди да заспите. Планът ви дава по-ясна представа как ще успявате през деня и задачите ви ще са по-подредени в главата ви. Чрез това малко упражнение няма да ви хванат неподготвени през деня. Постарайте се  да се придържате възможно най-стриктно към плана.
  2. Поставете си срок за всяка задача. Бъдете наясно, че трябва да завършите задачата Х до 10 часа сутринта, задачата У до 15:00 ч. и задачата Z до 17:30 ч., например. Така ще предпазите вашата работа от протакане и губене на време, предназначено за други дейности.
  3. Използвайте календар! Използването на календара е една от най-важните стъпки, които трябва да направите, за да управлявате още по-добре вашите ежедневни активности.
  4. Вижте и запомнете вашите крайни срокове. Кога трябва да завършиш задачите си? Маркирайте ясно крайния срок във вашия календар, така ще знаете кога трябва да ги завършите.
  5. Научете се да казвате НЕ. Не приемайте повече задачи отколкото можете да свършите. Когато ви поискат да свършите нещо, но вие правите или сте планирали друго, ако е възможно не позволявайте това да ви разсейва и ако може отложете го за по-късно. Опитвайки се да угодите на всички, няма да помогнете на никого!
  6. Поставете си за цел да свършите планираното по-рано. Когато си поставим цел да изпълним нещо точно навреме, ние или го свършваме “точно навреме” или по-късно. Истината е, че в повечето случаи е по-късно. Така че ако си поставим за цел да изпълним задачата си малко по-рано, в повечето случаи ще свършваме точно навреме. Ходете на срещите си по-рано. Поставете си малко по-ранни крайни срокове от това, което се изисква.
  7. Времева кутия на активностите. Това означава да си поставите точно време, да ограничите работата си на фиксирани часови интервали. Тази времева кутия ви предпазва от протакане и отвличане на вниманието от настоящата ви задача.
  8. Поставете часовник на видно място пред себе си. Понякога сме толкова съсредоточени в работата си, че губим следите на времето. Поставянето на голям часовник пред вас ще ви дава съвсем ясна представата за времето в момента.
  9. Нагласете си напомняне 15 минути предварително. Повечето календари имат напомняща функция. Ако имате да присъствате на важна среща, нагласете си ремайндера на 15 минути по-рано!
  10. Фокусирайте се! Поставяте ли си толкова много задачи да свършите, че в крайна сметка нищо не остава направено както трябва или изобщо не се почва от създалото се объркване? Насочете вниманието си единствено върху това, което правите в момента. Така ще бъдете много по-ефективни и бързи в изпълнението.
  11. Проследявайте как прекарвате времето си. От време на време заставайте в ролята на наблюдател и дайте обективно мнение за това, което сте успели да свършите за времето, с което сте разполагали.
  12. Не се стремете към перфекционизъм! Никога няма да получим всичко, точно по начина, по който сме го желали или планирали, така че е безсмислено да се ядосваме и да губим време, просто можем да опитаме по-различен начин следващия път и да продължим напред.
  13. Разделете задачите си по приоритети! Тъй като не можем да свършим всичко, то е по-добре да приоритизираме задачите си по важност и да си даваме почивка. Прилагането на правилото 80/20 – с 20% от работата си да постигаме 80% от резултатите си, трябва да бъде основно в изграждането на вашите приоритети.
  14. Делегирайте задачи. Ако има неща, които могат да бъдат направени по-добре от други лица или неща, които не са толкова важни и могат да се свършат и без ваша намеса, помислете за делегиране на задачи и отговорности. Това дори може да става от разстояние, като по този начин ще можете да се фокусирате още по-добре върху важните неща за вършене.
  15. Обединявайте вършенето на подобни или сходни задачи заедно. Например, разделете работата си в следните групи: писмена работа, развитие, административни дейности. Така ще подредите още по-добре своите активности през деня.
  16. Елиминирайте прахосването на време! Какво отвлича вашето време далеч от работата ви? Facebook? Twitter? Непрекъснатото проверяване на пощата? Skype? Спрете да ги проверявате толкова често! За да го направите, можете да премахнете бързите връзки към тези прахосници на време от своя браузър, за да не се изкушавате и ги поставете на малко по-трудно достъпно място. Заменете тези отметки с други по-важни сайтове, свързани с работата ви.
  17. Прекъснете, когато е необходимо. Причина номер едно нещата някой път да прегреят е, защото не се спираме точно, когато имаме нужда от почивка и нещата излизат извън контрол. Не се страхувайте да отложите среща или нещо друго уговорено, а го насрочете за тогава, когато ще сте в кондиция, ще изгубите по-малко, отколкото ако си вършите работата в това състояние.
  18. Поставете времеви буфер между всяка задача. Не вършете всичко абсолютно едно след друго без да си направите кратка пауза. Оставете си 10-15 минути време между всяка ваша активност на работното място. Това ще ви помогне да погледнете предишната задача отстрани и да забележите пропуски, докато сте били “вътре” в нея, ще ви даде време да отдъхнете и ще ви подготви за следващата задача. Ако не го направите, просто ще прегреете по средата на вашия дневен план и няма да свършите много.

10 минути за планиране всеки ден може да ви спести до около 2 часа!

 „Именно минутите решават съдбата на часовете.

 Генадий Малкин

Автор: Емилия Сотирова

 

Подобни постове:

Leave a Comment